Arbetsuppgifterna hopar sig, telefonen ringer stup i kvarten och inkorgen svämmar över av e-post. Forskning visar att en vanlig kontorsanställd blir avbruten i jobbet ungefär var tolfte minut. För varje avbrott tar det sedan uppemot en kvart att återgå till sin ursprungliga arbetstakt … Med andra ord blir det svårt att någonsin prestera på topp. Utöver avbrotten äts dessutom allt mer av vår tid upp av att vi tvingas hantera stora mängder inkommande information från diverse olika kanaler. Vi förväntas vara tillgängliga dygnet runt och sysselsätta oss med flera uppgifter samtidigt.

Genom att själv återta kontrollen över din agenda så kan du göra din moderna arbetsdag mindre hektisk – hantera stressen bättre och få mer gjort på mindre tid.

När man går igenom jobbannonser kommer man nästan garanterat att läsa följande: Personen som eftersöks är någon som är bra på att ”hålla många bollar i luften samtidigt”.
Det kallas multitasking, förmågan att fokusera på flera saker samtidigt, till exempel köra bil medan du pratar i telefon eller huvudräkna medan du skriver ett mail. Det upplevs som att man fokuserar på två saker samtidigt men innebär egentligen att man hoppar snabbt mellan två uppgifter … och det är aldrig en bra idé.
Hjärnan kan inte göra två saker samtidigt, det är omöjligt, utan den hoppar snabbt mellan uppgifterna.

En bra liknelse:
Tänk dig att du hoppar framåt jämfota istället för att promenera. Du skulle snabbt bli jättetrött och skulle inte orka färdas lika långa distans som när du promenerar. Det är helt enkelt ett mer ineffektivt sätt att röra sig framåt på.

Om man försöker fokusera på många saker samtidigt under lång tid finns en risk att man försätter sig i ett sammanhang där man riskerar att bli sjuk. Det handlar inte om att multitasking i sig gör oss sjuka utan om att det är ett ineffektivt arbetssätt som kan leda till mer stress.
Att arbetsgivare efterfrågar personer som ”är bra på en dålig arbetsmetod”, beror på  att det på många arbetsplatser finns en förväntan om att man ska vara tillgänglig på telefon och mail ständigt, samtidigt som man ska sköta sina arbetsuppgifter, gå på möten och vara social.
De vet inte bättre. Det kan kännas bra att det är många saker på gång samtidigt. Man får kryssa för många saker på listan. Det ger en snabb belöning, det blir som att äta godis.
De öppna kontorslandskapen, som ju blivit den rådande normen under 2000-talet, bygger kanske på ett missförstånd? Man räknar krona per kvadratmeter men glömmer att räkna hur mycket det kostar i sänkt prestation och sjukskrivningsdagar.

Forskning visar att ju större öppna kontorslandskap, desto sämre hälsa och lägre prestation för de som jobbar i det. Prestationen kan sänkas med så mycket som 66 procent av de ständiga distraktionerna.

Många har den bestämda uppfattningen att kvinnor är bättre på multitasking än vad män är. Men den forskning som gjorts på området har inte kunnat visa på några skillnader mellan könen.
Olika studier har gett olika resultat. Det betyder att vi är lika bra eller lika dåliga. Det är större skillnad mellan individer än mellan könen.
Stressrelaterade sjukdomar är den vanligaste orsaken till sjukskrivningar i dag. Multitasking och öppna kontorslandskap kan bidra till stress. Men hur ska vi skydda oss?

Nu följer en liten vägledning: Sluta multitaska!

– Tänk på en sak i taget.

– Fokusera på det du har framför dig.
När du går på ett möte, var närvarande i det mötet och lämna mobilen utanför.

– Våga vara upptagen.
Ringer någon när du har något att göra, strunta i att svara eller be personen att återkomma vid ett annat tillfälle. Kolla mail och mobil vid bestämda tidpunkter.

– Minimera distraktionerna.
Stäng av push-notiser och ljudsignaler. När du behöver prata med någon, gå undan till ett avskilt rum. Det finns ingenting som är mer störande än kollegor som pratar om något annat när man försöker fokusera. Vi människor är programmerade att ta in det samtalet. Det blir alltså mindre bra.

Jag vill hänvisa till den här låten: Så enkelt är det!

När jag sover, sover jag…när jag vaknar, vaknar jag…
när jag tänker, tänker jag…när jag äter, äter jag…
när jag jobbar, jobbar jag…när jag drömmer, drömmer jag…
när jag talar, talar jag…när jag lyssnar, lyssnar jag…

Att göra flera saker samtidigt är en förbannelse…
När du sover, vaknar du…när du vaknar, tänker du…när du tänker, äter du…när du äter, jobbar du…när du jobbar, drömmer du…när du drömmer, talar du…när du talar, lyssnar du…när du lyssnar, sover du…

Ja, mina kära vänner, nu jobbar vi på det här!

Livet blir helt garanterat så mycket mer tillfredställande då.

Nu ska jag njuta av en långsittarfrukost tillsammans med min familj.